Embaucher un premier salarié, c’est accepter une série d’obligations : certaines tombent le jour de l’embauche, d’autres chaque mois, d’autres encore quand l’entreprise grandit. Cette page les rassemble par effectif, avec le délai à retenir et le guide qui détaille chacune.
Dès le premier salarié
| Obligation | À retenir | Pour aller plus loin |
|---|---|---|
| Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) | Au plus tôt 8 jours avant l’embauche, au plus tard avant la prise de poste | DPAE |
| Registre unique du personnel | Ouvert dès le premier salarié ; entrées et sorties, CDD, temps partiel, apprentis, stagiaires dans une partie à part | Modèle de registre |
| Visite d’information et de prévention | Dans les 3 mois suivant la prise de poste ; avant l’affectation pour un travailleur de nuit ou un mineur | Médecine du travail |
| Bulletin de paie | Chaque mois ; double conservé 5 ans | Fiche de paie |
| DSN | Chaque mois, le 15 du mois suivant à midi (le 5 pour les entreprises d’au moins 50 salariés qui paient dans le mois) | DSN |
| Prélèvement à la source | Appliquer le taux transmis par l’administration fiscale et reverser l’impôt | Prélèvement à la source |
| Complémentaire santé collective | Proposée à tous les salariés, financée au moins à 50 % par l’employeur, sauf dispenses | Mutuelle obligatoire |
| Document unique (DUERP) | Évaluer les risques et consigner les actions de prévention ; mise à jour à chaque changement important | DUERP |
| Affichages obligatoires | Inspection du travail, médecin du travail, secours, consignes incendie, horaires, convention collective, harcèlement… | Affichage obligatoire |
| Convention collective | L’appliquer et indiquer aux salariés laquelle s’applique et où la consulter | Convention collective |
| Entretien de parcours professionnel | Dans la première année puis tous les 4 ans | Entretien professionnel |
| Formation | Adapter les salariés à leur poste ; contribution à la formation de 0,55 % de la masse salariale sous 11 salariés, payée via la DSN | OPCO |
| Santé et sécurité | Prévention, information, formation, organisation adaptée | Obligation de sécurité |
| Fin de contrat | Certificat de travail, attestation France Travail, solde de tout compte | Solde de tout compte |
Le registre du personnel mal tenu coûte jusqu’à 750 € par salarié concerné ; une DPAE oubliée, une pénalité de 1 305 € par salarié.
À partir de 11 salariés
- Comité social et économique (CSE) : élections à organiser quand l’effectif d’au moins 11 salariés est atteint pendant 12 mois consécutifs, puis tous les 4 ans. Voir le guide CSE.
- DUERP : mise à jour au moins une fois par an, en plus des mises à jour liées aux changements.
- Attestations France Travail : transmission par voie électronique obligatoire.
- Contribution à la formation professionnelle : 1 % de la masse salariale au lieu de 0,55 %, une fois le seuil de 11 salariés atteint ou dépassé pendant 5 années civiles consécutives.
- Affichage : s’ajoutent notamment la liste des membres du CSE et le référent harcèlement sexuel désigné parmi eux.
À partir de 20 salariés
- Obligation d’emploi des travailleurs handicapés : employer des bénéficiaires de l’obligation à hauteur de 6 % de l’effectif, et la déclarer (déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés, DOETH). Le statut de bénéficiaire, déclaré à l’Urssaf avec l’accord du salarié, compte dans ce calcul.
À partir de 50 salariés
- Règlement intérieur : obligatoire 12 mois après que le seuil a été atteint pendant 12 mois consécutifs. Voir le guide règlement intérieur.
- Index de l’égalité professionnelle : calculé et publié chaque année au plus tard le 1er mars. Voir le guide index égalité.
- Participation : obligatoire après 5 années avec au moins 50 salariés chaque mois, à mettre en place au cours de l’exercice suivant.
- DUERP : les actions de prévention prennent la forme d’un programme annuel, avec indicateurs, coûts et calendrier.
- CSE : 4 titulaires de 50 à 74 salariés, avec plus d’attributions ; il est consulté avant la mise en place d’entretiens d’évaluation.
- Entretien de parcours professionnel : abondement de 3 000 € sur le CPF d’un salarié privé de ses entretiens et de formation sur 8 ans.
- DSN : échéance du 5 du mois suivant si vous payez les salaires dans le mois travaillé.
Comment compter l’effectif
Tous les seuils ne se calculent pas de la même façon. Pour le CSE et le règlement intérieur, la loi exige que l’effectif soit atteint pendant 12 mois consécutifs. Pour les seuils de sécurité sociale (contribution à la formation par exemple), le franchissement à la hausse n’est pris en compte que si le seuil est atteint ou dépassé pendant 5 années civiles consécutives, et un passage sous le seuil fait repartir le délai. Vérifiez la règle propre à chaque obligation.
L’année d’un employeur, en un coup d’œil
| Rythme | Obligation |
|---|---|
| À chaque embauche | DPAE, registre du personnel, visite d’information et de prévention dans les 3 mois |
| Chaque mois | Bulletins de paie, DSN, prélèvement à la source |
| 2 mois avant l’ouverture de la période de congés | Afficher la période de prise des congés payés ; puis l’ordre des départs, 1 mois avant le début des congés |
| 1er mars (50 salariés et plus) | Publication de l’index égalité |
| Chaque année (11 salariés et plus) | Mise à jour du DUERP |
| Tous les 4 ans | Entretien de parcours professionnel ; élections du CSE (11 salariés et plus) |
| À chaque départ | Dernier bulletin, documents de fin de contrat, signalement en DSN |
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Sources officielles
- Entreprendre Service-public : Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
- Entreprendre Service-public : Registres obligatoires dans l'entreprise
- Service-public : Visite d'information et de prévention (Vip)
- Entreprendre Service-public : Obligation de l'employeur en matière de complémentaire santé
- Entreprendre Service-public : Obligations d'affichage dans l'entreprise
- Entreprendre Service-public : Document unique d'évaluation des risques (DUERP)
- Entreprendre Service-public : Entretien de parcours professionnel
- Entreprendre Service-public : Contribution à la formation professionnelle (taux, seuils d'effectif)
- Entreprendre Service-public : Obligation d'emploi des travailleurs handicapés (OETH)
- Entreprendre Service-public : Participation
- Entreprendre Service-public : Fiche de paie (conservation 5 ans)
- Net-entreprises : échéances de la DSN
- Code du travail, article L6321-1 (adaptation au poste)
- Code du travail, article L2311-2 (CSE dès 11 salariés)
- Code du travail, article L1311-2 (règlement intérieur dès 50 salariés)
- Code du travail, article R1234-9 (attestation France Travail électronique dès 11 salariés)
Ce guide est une information générale, à jour à la date indiquée. Il ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : vérifiez votre convention collective et les textes officiels.