Le registre unique du personnel est la liste de toutes les personnes qui ont travaillé dans votre établissement, dans l’ordre de leur arrivée. Selon service-public, il sert à assurer la transparence des emplois dans chaque établissement, et il doit pouvoir être présenté à tout moment à l’inspection du travail. Il est obligatoire dès le premier salarié, même à temps partiel ou en CDD de quelques jours.
Les mentions obligatoires
Pour chaque salarié, l’article L1221-13 impose les nom et prénoms, et l’article D1221-23 ajoute les indications suivantes :
| Mention | Pour qui |
|---|---|
| Nationalité, date de naissance, sexe | Tous les salariés |
| Emploi et qualification | Tous les salariés |
| Dates d’entrée et de sortie de l’établissement | Tous les salariés |
| Date de l’autorisation d’embauche ou de licenciement (ou de la demande) | Quand une autorisation est requise |
| Type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail | Travailleurs étrangers qui doivent en avoir un |
| « Contrat à durée déterminée » | Salariés en CDD |
| « Salarié temporaire », nom et adresse de l’agence d’intérim | Intérimaires |
| « Mis à disposition par un groupement d’employeurs », nom et adresse du groupement | Salariés mis à disposition |
| « Salarié à temps partiel » | Salariés à temps partiel |
| « Apprenti » ou « contrat de professionnalisation » | Jeunes en alternance |
Les stagiaires sont inscrits dans une partie spécifique, dans l’ordre d’arrivée, avec les dates de début et de fin du stage, le nom du tuteur et le lieu de présence. Les volontaires en service civique figurent aussi dans une partie à part, avec leurs nom et prénoms.
Les règles de tenue
- Dans l’ordre des embauches, sans réordonner les noms ensuite.
- Au moment de l’embauche : l’inscription se fait le jour de l’arrivée, pas en fin de mois. Les événements postérieurs, comme la date de sortie, sont notés quand ils surviennent.
- De façon indélébile : sur papier, à l’encre et sans effacer ; en numérique, en respectant les règles du support de substitution décrites ci-dessous.
- Un registre par établissement : si vous avez deux restaurants ou deux boutiques, chacun a son registre.
Aucune forme n’est imposée. Le registre peut être un cahier, un classeur de fiches ou un fichier numérique. Si vous utilisez un support numérique, les règles des articles D8113-2 et D8113-3 du Code du travail s’appliquent ; dans une entreprise qui a un comité social et économique (CSE), vous le consultez et adressez son avis à l’inspection du travail.
Les documents à annexer
- La copie des titres de travail des salariés étrangers, tenue à disposition dans l’établissement ou sur chaque chantier où ils travaillent.
- Pour des salariés détachés par une entreprise étrangère, la déclaration de détachement.
Conservation et contrôle
Les mentions se conservent 5 ans à partir de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement. Le registre est tenu à la disposition du CSE, des agents de l’inspection du travail et des agents chargés d’appliquer le Code de la sécurité sociale. L’inspecteur du travail peut se le faire présenter lors de sa visite.
Sanctions
Ne pas tenir le registre, ne pas le mettre à jour ou oublier une mention obligatoire est puni de l’amende des contraventions de 4e classe (article R1227-7), soit jusqu’à 750 € par salarié concerné selon service-public : l’amende s’applique autant de fois qu’il y a de personnes employées en infraction.
Erreurs fréquentes
- Oublier les CDD courts, les extras et les saisonniers : chaque personne embauchée, même pour une journée, doit être inscrite.
- Ne pas noter la date de sortie au départ du salarié.
- Mélanger stagiaires et salariés dans la même liste au lieu d’une partie spécifique.
- Ne pas annexer la copie du titre de séjour d’un salarié étranger.
- Supprimer les anciens salariés du fichier : leurs mentions doivent rester 5 ans après leur départ.
La DPAE, faite avant chaque embauche, ne remplace pas le registre : ce sont deux obligations distinctes. Voir notre guide sur la DPAE.
Sources officielles
- Code du travail, article L1221-13 (registre unique du personnel)
- Code du travail, article D1221-23 (mentions pour chaque salarié)
- Code du travail, article D1221-23-1 (mentions pour les stagiaires)
- Code du travail, article D1221-24 (copie des titres de travail annexée)
- Code du travail, article D1221-25 (mentions des événements postérieurs)
- Code du travail, article R1221-26 (conservation 5 ans)
- Code du travail, article D1221-27 (registre sur support de substitution)
- Code du travail, article L1221-15 (consultation par le CSE et les agents de contrôle)
- Code du travail, article L8113-4 (présentation des registres à l'inspection du travail)
- Code du travail, article R1227-7 (sanction)
- Entreprendre Service-public : Registres obligatoires dans l'entreprise (vérifié le 5 février 2026)
Modèle général, à adapter à votre situation et à votre convention collective. Il ne remplace pas un conseil personnalisé.