Depuis le premier salarié, la complémentaire santé collective fait partie du coût d’une embauche. Ce n’est pas une option : vous devez la proposer, en payer au moins la moitié et y affilier chaque nouveau salarié, sauf s’il demande une dispense prévue par les textes. Voici les règles qui comptent pour une petite entreprise.
Qui est concerné
- Tous les employeurs du secteur privé, entreprises et associations, quelle que soit leur taille. Seul le particulier qui emploie un salarié à domicile n’est pas concerné.
- Tous les salariés, quelle que soit leur ancienneté : CDI, CDD, temps partiel, apprentis. La couverture commence à l’embauche, pas après la période d’essai.
- Les ayants droit (conjoint, enfants) ne sont pas obligatoirement couverts, mais votre contrat ou votre convention peut les inclure.
Ce que l’employeur doit financer et couvrir
La couverture collective obligatoire doit remplir trois conditions :
- Votre participation est d’au moins 50 % de la cotisation. Le reste est à la charge du salarié, prélevé sur son salaire.
- Le contrat couvre au minimum un panier de soins :
- le ticket modérateur sur les consultations, actes et prestations remboursables, sauf exceptions ;
- le forfait journalier hospitalier, en totalité ;
- les frais dentaires (prothèses et orthodontie) à hauteur de 125 % du tarif conventionnel ;
- l’optique, de façon forfaitaire tous les 2 ans (chaque année pour les enfants ou si la vue change), avec au moins 100 € pour une correction simple et 150 € pour une correction complexe (200 € dans certains cas).
- L’adhésion est obligatoire pour les salariés, sauf cas de dispense.
Votre convention collective ou un accord de branche peut imposer un niveau de garanties plus élevé ou un taux de cotisation minimal. Vérifiez-la avant de choisir un contrat : un accord d’entreprise devra être au moins aussi favorable.
Comment la mettre en place
La mutuelle collective est mise en place par l’un de ces actes :
- un accord de branche qui s’impose à vous ;
- un accord d’entreprise négocié avec les représentants du personnel ;
- à défaut, une décision unilatérale de l’employeur.
Dans le mois qui suit chaque embauche, mentionnez aussi au salarié, par écrit, les contrats de frais de santé dont il bénéficie et les conditions d’ancienneté éventuelles.
Les cas de dispense
La dispense est demandée par le salarié, pas imposée par l’employeur. Gardez sa demande écrite et ses justificatifs.
| Situation du salarié | Dispense possible |
|---|---|
| CDD ou mission de 3 mois ou moins | Oui ; versement santé s’il a un contrat individuel responsable |
| Temps partiel de 15 heures par semaine ou moins | Oui ; versement santé dans les mêmes conditions |
| Déjà couvert par un contrat individuel à l’embauche | Oui, jusqu’à l’échéance de ce contrat |
| Bénéficiaire de la complémentaire santé solidaire | Oui, tant qu’il en bénéficie |
| Couvert par un autre contrat collectif obligatoire, y compris comme ayant droit | Oui (depuis avril 2024, même si la couverture d’ayant droit est facultative) |
| Plusieurs employeurs | Oui, s’il est déjà couvert par le contrat collectif de l’un d’eux (justificatif annuel) |
| CDD de moins de 12 mois | Oui, si l’acte de mise en place le prévoit |
| CDD de 12 mois ou plus | Oui, s’il justifie d’une couverture par ailleurs et si l’acte le prévoit |
| Présent lors de la mise en place par décision unilatérale avec cotisation salariale | Oui, à la date de mise en place |
Le versement santé
Le salarié en contrat court (3 mois ou moins) ou à temps partiel de 15 heures ou moins qui se dispense peut recevoir un versement santé, s’il justifie d’un contrat individuel responsable. Son montant correspond à ce que vous auriez payé pour lui dans le contrat collectif, multiplié par 105 % pour un CDI et 125 % pour un CDD ou une mission. Si ce montant ne peut pas être déterminé, la référence 2026 est de 22,27 € par mois (7,44 € en Alsace-Moselle).
Exemple : votre part dans le contrat collectif est de 30 € par mois. Un salarié en CDD de 2 mois à temps plein se dispense et présente l’attestation de son contrat responsable. Vous lui versez 30 € × 125 % = 37,50 € par mois. Ce versement est exonéré de cotisations sociales, mais soumis à la CSG-CRDS et, à partir de 11 salariés, au forfait social.
À la fin du contrat de travail
Le salarié dont le contrat se termine, sauf faute lourde, garde la couverture pendant sa période d’indemnisation chômage, dans la limite de la durée de son dernier contrat et de 12 mois. La couverture est aussi maintenue pendant un arrêt de travail indemnisé par vous ou par la Sécurité sociale.
Exemple de coût
Pour un contrat collectif à 64 € par mois et par salarié, votre part minimale est de 32 €, la part du salarié de 32 € au plus. Avec 4 salariés, comptez au moins 128 € par mois à votre charge, à ajouter au coût d’un salarié. Les deux parts figurent sur la fiche de paie.
Erreurs fréquentes
- Attendre la fin de la période d’essai pour affilier un nouveau salarié.
- Accepter une dispense orale, sans demande écrite ni justificatif.
- Payer moins de 50 % de la cotisation, ou ignorer le minimum fixé par la convention collective.
- Imposer la dispense à un salarié en CDD pour économiser la cotisation : c’est à lui de la demander.
- Oublier la mutuelle dans le coût de l’embauche au moment de fixer le salaire.
Avec purpay
purpay reporte sur chaque fiche de paie la part salariale et la part patronale de votre complémentaire santé, selon votre contrat. Vous validez chaque bulletin avant l’envoi.
Sources officielles
Ce guide est une information générale, à jour à la date indiquée. Il ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : vérifiez votre convention collective et les textes officiels.