Embaucher un salarié : la checklist de l'employeur (2026)

Embaucher, c’est une dizaine de démarches réparties entre la semaine qui précède l’arrivée et les trois mois qui suivent. Aucune n’est longue, mais un oubli coûte cher : la DPAE manquante, par exemple, se paie 1 305 € par salarié. Voici la liste dans l’ordre, avec les délais et ce qu’il faut faire en plus pour un premier salarié.

Avant l’arrivée du salarié

1. Choisissez le contrat. Le CDI est la règle ; CDD, contrat d’extra ou d’alternance ne sont possibles que dans des cas précis. Voir notre guide du contrat de travail.
2. Vérifiez votre convention collective : salaire minimum, classification, durée d’essai, mutuelle et prévoyance imposées. Voir notre guide sur la convention collective.
3. Rédigez l’offre d’emploi en français, datée, sans critère discriminatoire. Les mêmes règles valent pendant l’entretien.
4. Salarié étranger hors Union européenne : vérifiez qu’il peut travailler et faites contrôler son titre par la préfecture au moins 2 jours ouvrables avant l’embauche. Voir embaucher un salarié étranger.
5. Adhérez à un service de prévention et de santé au travail si ce n’est pas déjà fait : ses coordonnées sont demandées dans la DPAE.
6. Envoyez la DPAE à l’Urssaf (ou à la MSA pour un salarié agricole), au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard avant la prise de poste. Pour une première embauche, faites-la sur urssaf.fr : la démarche crée votre compte employeur. Tous les détails dans notre guide de la DPAE.
7. Préparez le contrat : il doit être écrit pour un temps partiel, un CDD, un contrat d’extra ou d’alternance. Un CDD est transmis au plus tard 2 jours ouvrables après l’embauche.

Le jour de l’arrivée et la première semaine

• Inscrivez le salarié au registre unique du personnel, au moment de l’embauche, de façon indélébile et dans l’ordre des embauches : nom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d’entrée, type de contrat (CDD, temps partiel, apprenti…). Voir notre modèle de registre du personnel.
• Affiliez-le à la complémentaire santé collective, quelle que soit son ancienneté, sauf dispense qu’il demande. Voir la mutuelle obligatoire.
• Remettez une copie de la DPAE ou de son accusé de réception, sauf si le contrat écrit mentionne l’Urssaf comme destinataire.
• Remettez ses informations principales par écrit au plus tard le 7e jour calendaire : identité des parties, lieu de travail, poste, date d’embauche, date de fin d’un CDD, période d’essai, rémunération, durée du travail, conditions des heures supplémentaires ou complémentaires.
• Informez-le sur les risques professionnels et leur prévention, sur l’épargne salariale si elle existe (avec le livret), sur l’entretien de parcours professionnel qu’il aura au cours de sa première année, et remettez-lui la notice de la prévoyance si un régime est en place.

Le premier mois et les trois premiers mois

• Dans le mois : complétez les informations écrites (formation, congés payés, procédure de rupture, conventions applicables, régimes obligatoires, contrats de prévoyance et de frais de santé).
• Déclarez le salarié dans la DSN de son premier mois de paie. Elle l’affilie notamment à la retraite complémentaire. L’échéance est le 5 ou le 15 du mois suivant à midi selon votre taille. Voir notre guide de la DSN.
• Dans les 3 mois suivant la prise de poste : faites passer la visite d’information et de prévention. Elle a lieu avant l’affectation pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans. Voir la médecine du travail.

Dès le premier salarié

Certaines obligations ne dépendent pas de l’embauche elle-même, mais existent dès que vous avez un salarié :

• Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), obligatoire dans toute entreprise dès le premier salarié. Voir notre modèle de DUERP.
• L’affichage obligatoire, dans un lieu accessible. Jusqu’à 10 salariés, il comprend notamment : coordonnées de l’inspection du travail et du médecin du travail, numéros d’urgence, consignes incendie, horaires collectifs, interdiction de fumer et de vapoter, accès au DUERP. D’autres informations peuvent être diffusées par tout moyen (convention collective, textes sur le harcèlement et les discriminations, égalité salariale). Voir notre modèle d’affichage obligatoire.
• Un établissement qui n’a employé personne depuis au moins 6 mois : prévenez l’inspection du travail par lettre recommandée avant l’embauche, et gardez le récépissé.

Exemple : un CDI qui commence le lundi 16 novembre 2026

Un fleuriste de 3 salariés embauche une vendeuse en CDI à temps plein.

Ce que coûtent les oublis

Erreurs fréquentes

• Faire la DPAE le lendemain de l’arrivée, ou plus de 8 jours avant.
• Oublier le registre parce que l’entreprise est petite : il est obligatoire dès le premier salarié, et même pour un stagiaire.
• Attendre la fin de la période d’essai pour affilier à la mutuelle : l’affiliation est due dès l’embauche.
• Ne pas tenir de DUERP : il est obligatoire dès le premier salarié.
• Compter sur le contrat pour tout : informations écrites, registre, visite médicale restent des démarches séparées.

Avec purpay

Vous donnez à purpay le nom du salarié, sa date d’arrivée, son poste et son contrat, sur WhatsApp ou par e-mail. purpay prépare la DPAE, que vous validez avant l’envoi, puis intègre le salarié dans la paie et la DSN du mois. En option, purpay rédige aussi le contrat avec vous. Voyez comment ça marche.

Ce guide est une information générale, à jour à la date indiquée. Il ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : vérifiez votre convention collective et les textes officiels.