Vous embauchez quelqu’un, même pour une journée ? Avant qu’il commence, vous envoyez une DPAE à l’Urssaf. La démarche prend quelques minutes en ligne, mais c’est la première chose qu’un contrôle vérifie.
La DPAE, c’est quoi ?
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) informe l’Urssaf qu’une personne va travailler pour vous. Elle est obligatoire pour tout salarié, quels que soient le contrat (CDI, CDD, contrat d’usage, apprentissage, saisonnier) et sa durée.
Une seule déclaration fait plusieurs démarches à votre place :
- votre immatriculation comme employeur au régime général, pour une première embauche ;
- l’immatriculation du salarié à l’Assurance maladie ;
- votre affiliation à l’assurance chômage ;
- la demande de visite d’information et de prévention auprès du service de prévention et de santé au travail ;
- la demande d’affiliation aux caisses de retraite.
Pas de DPAE pour un stagiaire sous convention de stage. Pas de DPAE séparée non plus si vous utilisez le TESE, le chèque emploi associatif ou le titre firmes étrangères : elle est intégrée au dispositif. Voir le TESE de l’Urssaf.
Le délai : 8 jours avant, au plus tard avant la prise de poste
| Situation | Délai |
|---|---|
| Au plus tôt | 8 jours avant la date d’embauche |
| Au plus tard, en ligne | Avant la prise de poste, période d’essai comprise |
| Déclaration papier | Envoi en recommandé avec AR le dernier jour ouvrable avant l’embauche |
Le jour qui compte est le premier jour de travail réel, et l’heure d’embauche fait partie des informations demandées. Si votre salarié commence lundi à 9 h, la DPAE doit être partie avant lundi 9 h.
Faire sa DPAE en ligne
Sur net-entreprises.fr (cas général)
- Inscrivez-vous sur net-entreprises.fr, puis ajoutez le service « Déclaration préalable à l’embauche ». L’accès est immédiat.
- Remplissez le formulaire en ligne avec les informations de l’entreprise et du salarié (liste ci-dessous).
- Validez : l’accusé de réception s’affiche tout de suite.
- Remettez une copie au salarié, sauf si son contrat écrit mentionne l’Urssaf comme destinataire de la déclaration.
Dès la deuxième déclaration, le formulaire est prérempli avec les données de l’entreprise. Vous pouvez aussi relancer une DPAE préremplie pour un salarié déjà déclaré : pratique pour les extras et les saisonniers. Vos déclarations et accusés restent archivés 14 mois. Avec un logiciel de paie, vous pouvez déposer un fichier de jusqu’à 100 déclarations.
La voie en ligne est obligatoire si vous avez envoyé plus de 50 DPAE l’année civile précédente. En dessous, elle est fortement conseillée.
Sur urssaf.fr (toute première embauche)
Si vous n’avez encore jamais embauché, vous pouvez faire la DPAE sur le site de l’Urssaf : la démarche crée en même temps votre compte employeur.
Pour un salarié agricole (MSA)
La DPAE se fait auprès de la MSA : sur net-entreprises (DPAE-MSA) ou dans votre espace sur le site de la MSA, avec les mêmes délais.
Les informations à préparer
| Sur l’entreprise | Sur le salarié et le contrat |
|---|---|
| Raison sociale (ou nom et prénoms de l’employeur) et adresse de l’établissement | Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance |
| Code APE | Numéro de sécurité sociale, s’il est déjà immatriculé |
| SIRET de l’établissement (ou numéro de liasse si l’immatriculation est en cours) | Date et heure d’embauche prévues |
| Coordonnées du service de santé au travail | Nature et durée du contrat ; durée de la période d’essai pour un CDI ou un CDD de plus de 6 mois |
Sans numéro de sécurité sociale
Un salarié qui n’a jamais été immatriculé (premier emploi, arrivée de l’étranger) n’a pas encore de numéro. Ce n’est pas bloquant : remplissez l’état civil complet, la DPAE sert justement à demander l’immatriculation. Pour un salarié étranger, vérifiez avant l’embauche qu’il détient un titre l’autorisant à travailler.
Pour un apprenti
La DPAE est la même que pour un autre salarié. Le contrat d’apprentissage a en plus ses propres formalités : il est établi sur le cerfa n° 10103 et transmis à l’opérateur de compétences (OPCO) au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent son début. Voir le contrat d’apprentissage côté employeur et l’aide à l’embauche d’un apprenti.
Exemple : une embauche et ses dates
Vous recrutez un serveur en CDI. Il commence le mardi 3 novembre 2026 à 9 h. Votre entreprise compte 6 salariés.
| Étape | Date |
|---|---|
| Première date possible pour la DPAE | Lundi 26 octobre 2026 |
| Dernière limite en ligne | Mardi 3 novembre, avant 9 h |
| Dernière limite sur papier (recommandé AR) | Lundi 2 novembre (le 1er novembre est un dimanche férié) |
| Informations principales remises par écrit au salarié | Au plus tard le 10 novembre (7 jours calendaires) |
| Première DSN avec ce salarié | Paie de novembre, au plus tard le 15 décembre à midi |
Envoyez la DPAE dès que la date est sûre, dans la fenêtre des 8 jours. N’attendez pas le matin même : un souci de connexion suffit à vous mettre hors délai.
Ce que la DPAE ne fait pas
Après la DPAE, il vous reste à :
- remettre au salarié par écrit les informations principales (identité des parties, lieu de travail, poste, date d’embauche, période d’essai, rémunération, durée du travail) dans les 7 jours calendaires, puis les autres dans le mois ;
- l’inscrire sur le registre unique du personnel, obligatoire dès le premier salarié (modèle de registre) ;
- organiser la visite d’information et de prévention ;
- le déclarer chaque mois dans la DSN.
Si vous embauchez dans un établissement qui n’a employé personne depuis au moins 6 mois, prévenez aussi l’inspection du travail par lettre recommandée. La liste complète est dans embaucher un salarié.
Sanctions en cas d’oubli
| Manquement | Sanction |
|---|---|
| Pas de DPAE | Pénalité administrative de 1 305 € par salarié concerné |
| Oubli non intentionnel | Contravention de 5e classe : amende de 1 500 € |
| Oubli volontaire (travail dissimulé) | 45 000 € d’amende et 3 ans de prison pour une personne physique ; 225 000 € pour une société |
L’Urssaf récupère en plus les cotisations qui n’ont pas été payées.
Erreurs fréquentes
- L’extra « juste pour ce soir » déclaré le lendemain. Chaque contrat, même d’un service, demande sa DPAE avant le début.
- Attendre la fin de la période d’essai. Le salarié travaille dès le premier jour : la DPAE se fait avant. Voir la période d’essai.
- Déclarer trop tôt. Plus de 8 jours avant l’embauche, la DPAE est hors délai.
- Oublier les CDD successifs. Un nouveau contrat avec le même salarié demande une nouvelle DPAE.
- Une mauvaise date ou heure. Le salarié commence plus tôt que prévu ? Corrigez avant son arrivée : une information fausse retarde le traitement et expose à des sanctions.
Avec purpay
Envoyez à purpay le nom du salarié, la date de début et le type de contrat, par WhatsApp ou par e-mail. purpay prépare la DPAE, vous la validez avant l’envoi, puis le salarié est intégré à la paie et à la DSN du mois. Voyez comment ça marche.
Sources officielles
Ce guide est une information générale, à jour à la date indiquée. Il ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : vérifiez votre convention collective et les textes officiels.