La lettre de licenciement est un document lourd de conséquences : la lettre, éventuellement précisée ensuite, fixe les limites du litige, et le juge examine les motifs qui y sont écrits. Un motif vague, une date d’envoi mal calculée ou une qualification de faute grave mal fondée peuvent coûter plusieurs mois de salaire. Un licenciement est une étape à haut risque : vérifiez la procédure, votre convention collective et, si la situation est délicate (salarié protégé, arrêt maladie, faits contestés), demandez un conseil personnalisé avant d’envoyer. Le modèle ci-dessus donne la structure générale ; il ne remplace pas l’analyse de votre cas.
Les règles de forme
- Envoi en lettre recommandée avec avis de réception, à l’adresse du salarié que vous connaissez (le ministère du Travail admet aussi la remise contre récépissé, en double exemplaire).
- Signature par l’employeur ou son représentant.
- Date d’envoi : pas moins de 2 jours ouvrables après la date prévue de l’entretien préalable. Si l’entretien a lieu un lundi, vous pouvez notifier à partir du jeudi.
- Délai maximal : 1 mois après l’entretien pour un motif disciplinaire. Il n’y a pas de délai maximal légal pour un motif non disciplinaire.
- Préalable obligatoire : la convocation et l’entretien préalable. Voir notre modèle de convocation.
Un motif précis et vérifiable
Tout licenciement pour motif personnel doit reposer sur une cause réelle et sérieuse, et la lettre doit énoncer le ou les motifs. Les modèles du ministère du Travail demandent des faits précis et objectifs, matériellement vérifiables, si possible datés et situés, et imputables personnellement au salarié.
| Motif | Ce que la lettre doit faire apparaître |
|---|---|
| Faute simple ou grave | Les faits reprochés et leur qualification. La faute grave rend impossible le maintien dans l’entreprise, même pendant le préavis |
| Faute lourde | En plus, l’intention de nuire à l’entreprise |
| Insuffisance professionnelle | Les éléments objectifs qui l’ont fait constater (erreurs, objectifs, comparaison avec le poste) |
| Absences répétées ou prolongées pour maladie | La perturbation du fonctionnement de l’entreprise et la nécessité d’un remplacement définitif, que vous ne pouvez pas assurer temporairement |
| Inaptitude | L’avis d’inaptitude du médecin du travail et l’impossibilité de reclassement : motifs communiqués par écrit, refus de l’emploi proposé, ou mention expresse dans l’avis que l’état de santé fait obstacle à tout reclassement |
Une formule générale comme « perte de confiance » ou « comportement inadapté », sans faits précis, ne répond pas à cette exigence.
Préavis et indemnités
Sauf faute grave, le salarié a droit à un préavis : au moins 1 mois entre 6 mois et 2 ans d’ancienneté, 2 mois au-delà, ou la durée de la convention collective si elle est plus favorable. Le préavis commence à la première présentation de la lettre. Si vous dispensez le salarié de l’effectuer, ses salaires et avantages restent dus jusqu’à la fin du préavis, congés payés compris. Notre calcul du préavis donne la durée et la date de fin.
Le salarié en CDI qui a 8 mois d’ancienneté ininterrompue a droit, sauf faute grave, à l’indemnité légale de licenciement : 1/4 de mois de salaire par année d’ancienneté jusqu’à 10 ans, 1/3 de mois au-delà. Votre convention collective peut prévoir plus. Voir le calcul de l’indemnité de licenciement.
Après l’envoi : précision des motifs et documents
Dans les 15 jours suivant la notification, le salarié peut vous demander par lettre recommandée ou remise contre récépissé de préciser les motifs ; vous avez alors 15 jours pour le faire si vous le souhaitez. Vous pouvez aussi préciser les motifs de vous-même dans les 15 jours qui suivent la notification. La lettre, éventuellement précisée, fixe les limites du litige.
À la fin du contrat, tenez à disposition le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et l’attestation France Travail.
Ce que coûte une erreur
- Procédure irrégulière (convocation, entretien, délais) mais cause réelle et sérieuse : jusqu’à 1 mois de salaire d’indemnité.
- Motivation insuffisante sans demande de précision du salarié : la lettre ne prive pas à elle seule le licenciement de cause réelle et sérieuse, mais ouvre droit à une indemnité d’au plus 1 mois de salaire.
- Absence de cause réelle et sérieuse : le juge peut proposer la réintégration ou accorder une indemnité fixée par un barème selon l’ancienneté (article L1235-3).
Erreurs fréquentes
- Envoyer la lettre le lendemain de l’entretien, sans attendre les 2 jours ouvrables.
- Invoquer des faits disciplinaires connus depuis plus de 2 mois au moment de la convocation, ou une sanction de plus de 3 ans.
- Oublier l’autorisation de l’inspecteur du travail pour un salarié protégé : la lettre doit en mentionner la date.
- Oublier de régler le sort du préavis ou de la mise à pied conservatoire.
Sources officielles
- Code du travail, article L1232-6 (notification, motifs, délai de 2 jours ouvrables)
- Code du travail, article L1232-1 (cause réelle et sérieuse)
- Code du travail, article L1332-2 (délai d'un mois pour la sanction disciplinaire)
- Code du travail, article R1232-13 (précision des motifs sous 15 jours)
- Code du travail, article L1235-2 (la lettre fixe les limites du litige, irrégularités)
- Code du travail, article L1234-1 (préavis de licenciement)
- Code du travail, article L1234-5 (indemnité compensatrice de préavis)
- Code du travail, article L1234-9 (indemnité de licenciement, 8 mois d'ancienneté)
- Entreprendre Service-public : Indemnité de licenciement du salarié en CDI
- Code du travail, article L1332-4 (prescription des faits fautifs)
- Code du travail, article L1226-2-1 (inaptitude, motifs s'opposant au reclassement)
- Entreprendre Service-public : Procédure de licenciement pour motif personnel (vérifié le 11 mai 2026)
- Code du travail numérique : Modèle de lettre de licenciement pour motif disciplinaire
- Code du travail numérique : Modèle de lettre de licenciement pour motif personnel non disciplinaire
Modèle général, à adapter à votre situation et à votre convention collective. Il ne remplace pas un conseil personnalisé.