La convocation est la première pièce d’une procédure de licenciement ou de sanction, et la première que le juge vérifie. Une mention manquante ou un délai trop court rendent la procédure irrégulière, même si le motif est bon. Un licenciement est une décision à risque : avant d’envoyer la lettre, prenez le temps de vérifier les faits, votre convention collective et, si besoin, de demander un conseil personnalisé. Ce modèle couvre les deux cas, licenciement et sanction disciplinaire ; supprimez les lignes qui ne vous concernent pas.
Licenciement ou sanction : ce qui change
| Entretien préalable au licenciement | Entretien préalable à une sanction | |
|---|---|---|
| Quand | Avant tout licenciement pour motif personnel, disciplinaire ou non | Avant une sanction qui touche la présence, la fonction, la carrière ou la rémunération (mise à pied, mutation, rétrogradation). Pas pour un simple avertissement |
| Envoi | Lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge | Lettre recommandée ou remise contre récépissé |
| Mentions | Objet, date, heure, lieu ; assistance par un membre du personnel ; sans représentants du personnel, conseiller du salarié et adresse des services où la liste est disponible | Objet, date, heure, lieu ; assistance par une personne appartenant au personnel |
| Délai avant l’entretien | Au moins 5 jours ouvrables après la présentation ou la remise | Pas de délai légal fixe : un délai raisonnable |
| Délai pour convoquer | Faute : 2 mois à partir du jour où vous avez eu connaissance des faits | 2 mois à partir du jour où vous avez eu connaissance des faits |
Les faits n’ont pas à être détaillés dans la convocation : ils sont exposés pendant l’entretien. Votre convention collective peut ajouter des règles (commission de discipline, entretien obligatoire même pour un avertissement) : vérifiez-la avant d’envoyer.
Les délais, dans l’ordre
- Connaissance des faits fautifs : vous avez 2 mois pour engager la procédure disciplinaire, sauf poursuites pénales dans ce délai. Une sanction de plus de 3 ans ne peut pas être invoquée à l’appui d’une nouvelle.
- Présentation ou remise de la convocation : pour un licenciement, au moins 5 jours ouvrables avant l’entretien. Le jour de la présentation et celui de l’entretien ne comptent pas ; le samedi compte. Notre calcul des jours ouvrables vous aide à fixer la date.
- Entretien : vous exposez les motifs de la mesure envisagée et recueillez les explications du salarié.
- Notification de la décision :
- licenciement : pas avant 2 jours ouvrables après l’entretien (par exemple, entretien le lundi, envoi à partir du jeudi) ; pour un motif disciplinaire, au plus tard 1 mois après l’entretien ;
- sanction : pas avant 2 jours ouvrables ni plus d’1 mois après l’entretien, par une décision écrite et motivée.
Pour la lettre de licenciement elle-même, voyez notre modèle de lettre de licenciement.
L’assistance du salarié
Dans une entreprise qui a des représentants du personnel, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel. Sans représentants du personnel, il peut aussi choisir un conseiller du salarié sur une liste établie par l’administration ; la lettre doit le dire et donner l’adresse de l’inspection du travail et de la mairie où la liste est consultable. Service-public précise que c’est la mairie du domicile du salarié s’il habite dans le département de l’entreprise, sinon celle du lieu de travail. Pour une sanction autre qu’un licenciement, l’assistance est limitée à une personne appartenant au personnel de l’entreprise.
Mise à pied conservatoire
Si les faits rendent indispensable d’écarter immédiatement le salarié, vous pouvez prononcer une mise à pied conservatoire, à l’oral ou par écrit, et la confirmer dans la convocation. Aucune sanction définitive ne peut être prise sans respecter ensuite la procédure de l’entretien préalable. Engagez la procédure sans tarder.
Erreurs fréquentes
- Compter le délai à partir de la date d’envoi au lieu de la date de présentation de la lettre recommandée.
- Oublier la mention du conseiller du salarié dans une entreprise sans représentants du personnel, ou ne pas donner les adresses où trouver la liste.
- Convoquer plus de 2 mois après avoir eu connaissance des faits pour un motif disciplinaire.
- Annoncer la décision dans la convocation ou pendant l’entretien : l’entretien sert à entendre le salarié avant de décider.
- Envoyer la convocation par e-mail ou par SMS.
Sources officielles
- Code du travail, article L1232-2 (convocation, délai de 5 jours ouvrables)
- Code du travail, article R1232-1 (mentions de la convocation)
- Code du travail, article L1232-4 (assistance, conseiller du salarié)
- Code du travail, article L1232-3 (déroulement de l'entretien)
- Code du travail, article L1332-2 (procédure disciplinaire)
- Code du travail, article R1332-1 (convocation disciplinaire)
- Code du travail, article L1332-4 (prescription de 2 mois)
- Code du travail, article L1332-5 (sanctions de plus de 3 ans)
- Code du travail, article L1332-3 (mise à pied conservatoire)
- Entreprendre Service-public : Procédure de licenciement pour motif personnel (vérifié le 11 mai 2026)
- Service-public : Sanctions disciplinaires d'un salarié du secteur privé
- Code du travail numérique : Modèle de convocation à un entretien préalable au licenciement
- Code du travail numérique : Modèle de convocation à un entretien préalable à une sanction
Modèle général, à adapter à votre situation et à votre convention collective. Il ne remplace pas un conseil personnalisé.