Sanctions disciplinaires au travail : échelle et procédure (2026)

Retards à répétition, consigne de sécurité ignorée, propos déplacés avec un client : quand un salarié ne respecte pas ses obligations, vous pouvez le sanctionner. C’est votre pouvoir disciplinaire. Il a ses limites : la sanction doit être choisie dans une liste, proportionnée à la faute, prononcée dans un délai court et après une procédure qui dépend de sa gravité.

Qu’est-ce qu’une sanction ?

Constitue une sanction toute mesure, autre qu’une observation verbale, prise par l’employeur à la suite d’un agissement qu’il considère comme fautif, qu’elle touche ou non, tout de suite ou plus tard, la présence du salarié, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération.

Conséquence pratique : un simple recadrage oral n’est pas une sanction. En revanche, une lettre de mise en garde qui reproche des faits au salarié en est une, selon la Cour de cassation (29 mai 2024). Si vous l’envoyez, vous ne pourrez plus sanctionner autrement ces mêmes faits.

Il n’existe pas de liste légale des fautes. Exemples cités par service-public : non-respect du règlement intérieur ou d’une note de service, refus d’une directive (comme des heures supplémentaires prévues au planning), dénigrement de l’entreprise sur les réseaux sociaux, injures ou violences, erreur commise en ne respectant pas volontairement une procédure, harcèlement.

L’échelle des sanctions

La sanction doit être proportionnée à la faute. Si un règlement intérieur existe, vous ne pouvez prononcer que les sanctions qu’il prévoit, dans son échelle. La mise à pied disciplinaire n’est alors licite que si le règlement fixe sa durée maximale. Aucun texte n’impose un nombre d’avertissements avant un licenciement.

Ce qui est interdit

• Les amendes et sanctions pécuniaires, comme une retenue sur salaire pour une erreur de caisse.
• Sanctionner deux fois les mêmes faits : après un avertissement pour un retard, vous ne pouvez plus prononcer une sanction plus lourde pour ce même retard.
• Les motifs interdits : discrimination, exercice normal du droit de grève, droit de retrait pour danger grave et imminent, témoignage de harcèlement ou d’un délit, lancement d’alerte, fonctions de juré.
• Invoquer une sanction de plus de 3 ans à l’appui d’une nouvelle sanction.

Les délais à respecter

2 mois pour engager la procédure, à partir du jour où vous avez eu connaissance des faits. Exemple de service-public : vous apprenez le 16 mai une faute commise 3 semaines plus tôt, vous pouvez engager des poursuites jusqu’au 16 juillet à minuit. Un délai qui se termine un samedi, un dimanche ou un jour férié passe au jour ouvrable suivant. Le délai est prolongé si des poursuites pénales sont engagées. Si le comportement fautif se poursuit, vous pouvez tenir compte de faits identiques plus anciens.

Après l’entretien, la sanction est notifiée au moins 2 jours ouvrables et au plus 1 mois après le jour fixé pour l’entretien. Le mois se termine le jour du mois suivant qui porte le même numéro, à minuit.

La procédure selon la sanction

Avertissement

Pas d’entretien obligatoire, sauf disposition de votre convention collective. Rédigez une décision écrite et argumentée, qui indique la sanction et les faits reprochés, et remettez-la en main propre contre décharge ou envoyez-la en recommandé avec accusé de réception. Partez du modèle de lettre d’avertissement. Si vous choisissez quand même de recevoir le salarié, convoquez-le par écrit en mentionnant l’objet, la date, l’heure, le lieu et la possibilité d’être assisté.

Sanction plus lourde

1. Convocation par lettre recommandée ou remise contre récépissé, dans les 2 mois : objet, date, heure, lieu, et possibilité de se faire assister par une personne de l’entreprise. Vous n’êtes pas obligé d’y décrire les faits.
2. Délai avant l’entretien : la loi n’en impose pas, prévoyez un délai raisonnable. Si vous envisagez un licenciement, c’est 5 jours ouvrables au minimum, avec les règles d’assistance propres au licenciement.
3. Entretien : vous indiquez le motif de la sanction envisagée et recueillez les explications. Aucune décision n’est annoncée ce jour-là.
4. Notification écrite et motivée, entre 2 jours ouvrables et 1 mois après le jour fixé pour l’entretien.

Pendant la procédure, vous pouvez écarter le salarié par une mise à pied conservatoire si les faits sont graves.

Le rôle du règlement intérieur

Il est obligatoire à partir de 50 salariés et fixe la nature et l’échelle des sanctions. Dans une entreprise tenue d’en avoir un qui ne l’a pas fait, le ministère du Travail indique que l’employeur ne peut prononcer aucune sanction autre que le licenciement. En dessous de 50 salariés, un règlement intérieur reste possible, avec les mêmes règles. Voir notre guide sur le règlement intérieur.

Exemple

Dans une boulangerie de 6 salariés, sans règlement intérieur, une vendeuse arrive en retard à trois reprises en septembre 2026.

• Le 2 septembre, vous lui en parlez : c’est une observation verbale, pas une sanction.
• Le 30 septembre, après deux nouveaux retards, vous lui remettez en main propre un avertissement écrit qui cite les trois dates. Pas d’entretien obligatoire.
• En janvier 2027, les retards reprennent. Vous pouvez invoquer l’avertissement de septembre, qui a moins de 3 ans, pour appuyer une sanction plus lourde, avec entretien préalable.

En cas de contestation

Le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes. Le juge vérifie la procédure et si les faits justifient la sanction ; vous lui fournissez les éléments retenus, et seulement les griefs figurant dans la notification. S’il reste un doute, il profite au salarié. Le juge peut annuler une sanction irrégulière, injustifiée ou disproportionnée.

Les erreurs fréquentes

• Envoyer une « mise en garde » puis vouloir sanctionner les mêmes faits.
• Retenir une somme sur le salaire à titre de sanction.
• Dépasser les 2 mois entre la découverte des faits et la convocation.
• Notifier la sanction pendant l’entretien ou plus d’un mois après.
• Prononcer une sanction absente du règlement intérieur, ou une mise à pied plus longue que son maximum.

Avec purpay

purpay ne décide pas des sanctions. Quand vous lui signalez une mise à pied disciplinaire et ses dates, il prépare le bulletin avec la retenue correspondant aux jours non travaillés, que vous validez avant envoi.

Ce guide est une information générale, à jour à la date indiquée. Il ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : vérifiez votre convention collective et les textes officiels.