Entretien préalable au licenciement : délais et déroulé (2026)

L’entretien préalable est l’étape obligatoire de tout licenciement d’un salarié en CDI après la période d’essai, quel que soit le motif. Ce n’est pas une formalité : c’est le moment où le salarié peut s’expliquer, et parfois celui où une autre solution apparaît. Ses délais sont courts et stricts ; une erreur se paie, même quand le motif est bon.

La convocation

Envoyez-la par lettre recommandée ou remettez-la en main propre contre décharge. Un envoi recommandé électronique est équivalent, si le salarié a accepté de recevoir ce type d’envoi. La lettre indique :

• l’objet : un entretien préalable à un éventuel licenciement ;
• la date, l’heure et le lieu, en principe le lieu de travail ou le siège de l’entreprise ;
• la possibilité de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ;
• sans représentants du personnel : la possibilité de se faire assister par un conseiller du salarié, et les adresses de la mairie et de l’inspection du travail où la liste des conseillers est disponible. La mairie est celle du domicile du salarié s’il habite le département de l’entreprise, sinon celle du lieu de travail.

Vous n’êtes pas obligé d’écrire les faits reprochés dans la convocation. Pour un motif disciplinaire, elle doit partir dans les 2 mois suivant le jour où vous avez eu connaissance des faits. Le modèle de convocation à un entretien préalable reprend ces mentions.

Le délai de 5 jours ouvrables

L’entretien ne peut pas avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou sa remise en main propre. Le salarié doit disposer de 5 jours pleins pour préparer sa défense :

• le jour de la présentation ou de la remise ne compte pas, ni celui de l’entretien ;
• les jours ouvrables sont tous les jours sauf le dimanche et les jours fériés habituellement chômés ;
• si le délai finit un samedi, un dimanche ou un jour férié, il est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant.

Comptez à partir de la présentation par La Poste, pas de la date d’envoi : prévoyez quelques jours de marge.

L’assistance du salarié

Le salarié peut venir accompagné d’une personne de l’entreprise, élue ou non. S’il n’y a pas de représentants du personnel, il peut choisir un conseiller du salarié, bénévole et tenu à la discrétion. Il doit vous informer de sa venue ; vous pouvez demander au conseiller de justifier de sa qualité, mais vous ne pouvez pas refuser son entrée ni son assistance.

Le déroulé : que dire pendant l’entretien

1. Rappelez l’objet : vous envisagez un licenciement, aucune décision n’est prise.
2. Exposez les motifs avec des faits précis : dates, lieux, conséquences pour l’entreprise. Préparez-les par écrit à l’avance.
3. Écoutez les explications du salarié et de la personne qui l’assiste. Posez des questions, notez les réponses.
4. Ne donnez pas votre décision. Vous devez attendre au moins 2 jours ouvrables avant d’envoyer la lettre.
5. Pour un licenciement économique, énoncez le motif économique et remettez le document d’information du contrat de sécurisation professionnelle (CSP).

Vous n’avez pas à l’informer d’un « droit de se taire » : le Conseil constitutionnel a jugé le 19 septembre 2025 que les textes sur l’entretien préalable, qui ne le prévoient pas, sont conformes à la Constitution. S’il ne vient pas, son absence ne peut pas lui être reprochée et vous pouvez poursuivre la procédure.

Visioconférence, téléphone ?

La convocation doit indiquer un lieu, et service-public cite le lieu de travail ou le siège de l’entreprise. Les textes ne prévoient pas d’entretien à distance. Si un salarié éloigné ou malade vous le demande, ou si vous l’envisagez, faites-vous conseiller : une procédure jugée irrégulière ouvre droit à une indemnité.

Pendant un arrêt de travail

La procédure peut se dérouler pendant un arrêt maladie : le salarié n’a pas à venir. Si vous reportez l’entretien à cause de son état de santé, vous n’avez pas à respecter de nouveau le délai de 5 jours ouvrables : prévenez-le en temps utile, par tout moyen, de la nouvelle date. Pendant un arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle, rappelez-vous que le licenciement n’est possible que pour faute grave ou pour un motif étranger à l’accident. Voir notre guide sur le licenciement pendant un arrêt maladie.

Après l’entretien : quand envoyer la lettre

Exemple : entretien le lundi 16 novembre 2026, lettre pour motif personnel envoyée au plus tôt le jeudi 19 novembre. La lettre se fait en recommandé avec accusé de réception ; le préavis, s’il y en a un, démarre à sa première présentation. Le calculateur de préavis donne la date de fin.

Si la procédure n’est pas respectée

Si le motif est réel et sérieux mais que la procédure est irrégulière (pas d’entretien, délai trop court, assistance non mentionnée), le juge accorde au salarié une indemnité qui peut aller jusqu’à 1 mois de salaire. Si le motif ne tient pas, c’est l’indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse qui s’applique, plus lourde.

Les erreurs fréquentes

• Compter le délai à partir de l’envoi et non de la présentation de la lettre.
• Oublier le jour férié ou le samedi final dans le décompte.
• Oublier les adresses de la mairie et de l’inspection du travail dans une entreprise sans représentants du personnel.
• Annoncer le licenciement pendant l’entretien, ou le décider avant.
• Évoquer en entretien un motif, puis en écrire un autre dans la lettre.
• Laisser passer plus d’un mois avant la lettre dans un licenciement disciplinaire.

Avec purpay

purpay ne conduit pas l’entretien ni la procédure, et ne calcule pas le préavis ni l’indemnité. Utilisez nos modèles de convocation et de lettre de licenciement, et nos calculateurs gratuits de préavis et d’indemnité de licenciement. À la fin du contrat, purpay prépare le dernier bulletin (salaire et congés payés non pris) et les documents de fin de contrat, que vous validez. Si votre dossier est sensible (salarié protégé, arrêt, motif contestable), faites-vous conseiller avant la convocation.

Ce guide est une information générale, à jour à la date indiquée. Il ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : vérifiez votre convention collective et les textes officiels.