Absence injustifiée : retenue sur salaire, sanction, licenciement

Un salarié ne vient pas un matin, prévient tard ou pas du tout, et n’apporte aucun justificatif. Avant de réagir, posez-vous deux questions : l’absence est-elle vraiment injustifiée, et s’agit-il d’un incident isolé ou d’un salarié qui ne revient plus ? La réponse change la procédure.

Ce qui justifie une absence

Vous pouvez exiger un justificatif même pour une seule journée. Sont recevables :

• un certificat médical ou un arrêt de travail ;
• une attestation de rendez-vous médical ;
• un congé exceptionnel (décès d’un proche, hospitalisation d’un enfant…), validé au préalable ;
• un congé payé autorisé au préalable.

Le salarié doit vous prévenir dans les meilleurs délais, par tout moyen (appel, e-mail, SMS). En cas d’arrêt maladie, il envoie le volet 3 à l’employeur et doit justifier son incapacité dans les 48 heures.

Attention aux congés « pris » sans accord. Si votre entreprise n’a pas de règle sur l’autorisation des congés, les juges considèrent qu’un salarié parti de bonne foi sans accord exprès ne peut pas être sanctionné. Fixez la règle par écrit, par exemple dans le règlement intérieur ou une note de service.

Certaines absences sans autorisation ne peuvent pas être traitées comme un abandon de poste : consultation d’un médecin pour son état de santé, droit de retrait, grève, refus d’une instruction contraire à une réglementation, refus d’une modification du contrat.

La retenue sur salaire

En l’absence de justificatif ou de congé posé, vous pouvez retenir le salaire correspondant au temps non travaillé. Rien de plus : les amendes et autres sanctions pécuniaires sont interdites (article L1331-2).

Exemple. Un employé à temps plein payé au SMIC (1 867,02 € brut par mois pour 151,67 heures, soit 12,31 € de l’heure) ne vient pas une journée de 7 heures, sans justificatif.

D’autres méthodes de calcul de la retenue existent (jours ouvrés ou horaire réel du mois) : appliquez toujours la même dans l’entreprise. L’absence apparaît sur le bulletin avec ses dates.

Les sanctions possibles

La sanction doit être proportionnée à la faute. Service-public cite le licenciement pour des absences injustifiées répétées. Il n’est pas obligatoire d’avoir donné des avertissements avant de licencier, sauf si votre règlement intérieur prévoit une échelle des sanctions.

Les délais à respecter :

• vous avez 2 mois à partir du jour où vous avez connaissance des faits pour engager la procédure (article L1332-4) ;
• après l’entretien, la sanction ne peut intervenir ni moins de 2 jours ouvrables ni plus d’1 mois après (article L1332-2) ;
• une sanction de plus de 3 ans ne peut pas être invoquée à l’appui d’une nouvelle ;
• on ne sanctionne pas deux fois les mêmes faits.

Pour la rédaction, voyez nos modèles de lettre d’avertissement et de convocation à l’entretien préalable, et notre guide sur les sanctions disciplinaires.

Quand le salarié ne revient plus : l’abandon de poste

Si l’absence se prolonge et que le salarié ne donne plus de nouvelles, vous pouvez :

1. le mettre en demeure, par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge, de justifier son absence et de reprendre son poste dans un délai d’au moins 15 jours calendaires ; sans reprise ni motif légitime, il est présumé démissionnaire ;
2. ou laisser le contrat suspendu, sans salaire ;
3. ou engager une procédure disciplinaire.

La procédure complète, avec un modèle de lettre, est dans notre guide sur l’abandon de poste. Si le salarié revient dans le délai sans justifier son absence, vous pouvez toujours le sanctionner pour cette absence.

Les erreurs fréquentes

• Retenir plus que le temps d’absence, ou retenir une « pénalité » : c’est une sanction financière interdite.
• Sanctionner trop tard, au-delà des 2 mois.
• Sanctionner une absence couverte par un arrêt de travail envoyé dans les délais ou un motif légitime.
• Licencier pour une absence isolée sans proportion avec la faute.
• Considérer le contrat comme rompu sans mise en demeure ni procédure.

Avec purpay

Signalez l’absence à purpay par WhatsApp ou par e-mail, avec ses dates et ses heures. purpay calcule la retenue sur le bulletin du mois, que vous validez avant tout envoi.

Ce guide est une information générale, à jour à la date indiquée. Il ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : vérifiez votre convention collective et les textes officiels.