« Faire ses fiches de paie en ligne » peut vouloir dire deux choses : les produire avec un outil en ligne, et les remettre aux salariés sous forme électronique. Ce guide couvre les deux, côté employeur, pour les TPE qui veulent arrêter les tableurs ou changer d’organisation.
Ce qu’une fiche de paie demande vraiment
Derrière chaque bulletin, il y a cinq étapes :
- Collecter les variables du mois : heures, heures supplémentaires, absences, primes, entrées et sorties.
- Calculer le brut, les cotisations, le net, le montant net social et le prélèvement à la source.
- Appliquer votre convention collective : minimum de la grille, majorations, primes, maintien de salaire.
- Produire le bulletin avec toutes les mentions obligatoires.
- Déclarer salaires et cotisations dans la DSN, le 15 du mois suivant (ou le 5).
Un modèle « fiche de paie à remplir gratuit », en Excel ou en PDF, ne couvre que l’étape 4. Le calcul, la convention et la déclaration restent à votre charge, comme la responsabilité des erreurs. Pour comprendre un bulletin ligne par ligne, voyez plutôt l’exemple de fiche de paie annoté, et pour estimer un salaire, le calcul brut en net.
Les 4 solutions
1. Le TESE de l’Urssaf (gratuit)
Le titre emploi service entreprise est un service gratuit de l’Urssaf, pour les entreprises du régime général hors activités agricoles. Vous saisissez en ligne les éléments du mois ; il établit les bulletins, calcule les cotisations et le prélèvement à la source, transmet la DSN et intègre la DPAE. Depuis le 1er janvier 2026, il peut servir pour une partie seulement de vos salariés. C’est vous qui saisissez et qui vérifiez les éléments conventionnels. Détails dans le TESE Urssaf.
2. Un logiciel de paie en ligne
Vous paramétrez l’entreprise, les salariés et la convention, puis vous saisissez chaque mois. Le logiciel calcule et génère la DSN. C’est souple, mais vous restez responsable du paramétrage et des mises à jour.
3. Un expert-comptable ou un cabinet de paie
Vous envoyez les variables, le cabinet fait les bulletins et la DSN. Il faut lui transmettre les informations à temps, chaque mois.
4. Un service de paie délégué
Vous transmettez les variables du mois, le service prépare les bulletins et la DSN, vous fait valider, puis envoie. C’est le modèle de purpay, qui ouvre ses premiers comptes progressivement.
Tableau comparatif
| TESE (Urssaf) | Logiciel de paie | Expert-comptable | Service délégué | |
|---|---|---|---|---|
| Prix | Gratuit | Abonnement | Honoraires | Abonnement |
| Qui saisit ? | Vous | Vous | Le cabinet, à partir de vos éléments | Le service, à partir de vos éléments |
| Convention collective | À vérifier vous-même | Selon votre paramétrage | Selon la mission | Demandez quelles conventions sont calculées |
| DSN | Transmise par le TESE | Générée par le logiciel | Envoyée par le cabinet | Préparée par le service |
| Embauches, arrêts, départs | DPAE intégrée | Selon l’outil | Selon la mission | Selon le service |
| Votre temps chaque mois | Moyen | Élevé au début, puis moyen | Faible | Faible |
Avant de choisir, listez ce qui varie chaque mois chez vous : heures supplémentaires, dimanches, repas, absences, extras. Plus la liste est longue, plus la convention collective pèse dans le calcul. Pour aller plus loin, voyez externaliser la paie.
Les questions à poser à un prestataire
- Qui est responsable si un taux ou un minimum conventionnel est faux ?
- Le SMIC, le plafond et les taux de prélèvement à la source sont-ils mis à jour sans action de votre part ?
- Les embauches, arrêts maladie et départs sont-ils inclus ou facturés à part ?
- Comment vos salariés retrouvent-ils leurs bulletins dans la durée ?
- Pouvez-vous récupérer bulletins et cumuls si vous changez de solution ?
Le bulletin électronique : les règles
- C’est le principe depuis 2017, sauf opposition du salarié (art. L3243-2).
- Informez le salarié des conditions d’accès à ses bulletins.
- Il peut refuser et demander le papier.
- Disponibilité : 50 ans, ou jusqu’à 6 ans après l’âge de départ à la retraite (art. D3243-8). Le salarié doit pouvoir récupérer tous ses bulletins à tout moment, dans un format structuré et courant.
- Fermeture du service : prévenir les salariés au moins 3 mois avant.
- Votre double : 5 ans.
Un PDF envoyé chaque mois par e-mail ne garantit pas, à lui seul, cette disponibilité dans la durée : vérifiez comment votre solution la prend en charge.
Changer de solution en cours d’année
- Rassemblez vos derniers bulletins et les cumuls de l’année : la nouvelle solution doit les reprendre.
- Choisissez une date de bascule claire ; le 1er janvier simplifie les cumuls annuels.
- Prévenez vos salariés du changement et de la façon d’accéder aux bulletins.
- Comparez le premier bulletin avec l’ancien : chaque écart doit s’expliquer.
Un doute sur vos bulletins actuels ? Faites-les contrôler avec la vérification gratuite avant de changer.
Avec purpay
Avec purpay, vous n’avez pas de logiciel à apprendre : vous envoyez les éléments du mois par WhatsApp ou par e-mail, purpay prépare les bulletins et la DSN avec des montants calculés par son moteur de règles, vous validez, puis tout est envoyé. Les majorations et l’avantage repas des hôtels, cafés, restaurants sont calculés ; pour une autre convention, la grille et les primes sont vérifiées avec vous. Voyez comment ça marche et les tarifs.
Sources officielles
- Entreprendre Service-public : Fiche de paie
- Entreprendre Service-public : Adhérer au service Tese
- Entreprendre Service-public : Urssaf, évolution du service Tese
- Code du travail : article D3243-8 (disponibilité du bulletin électronique)
- Code du travail : article L3243-2 (bulletin électronique sauf opposition)
- Entreprendre Service-public : Déclaration sociale nominative (DSN)
Ce guide est une information générale, à jour à la date indiquée. Il ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : vérifiez votre convention collective et les textes officiels.