Note de frais : modèle gratuit à imprimer pour salariés (2026)

Un salarié qui paie de sa poche un repas chez un client, un billet de train ou un parking pour le travail doit être remboursé. La note de frais sert à le faire proprement : une ligne par dépense, un justificatif par ligne, une validation par l’employeur. Bien tenue, elle évite les discussions avec le salarié et vous donne, en cas de contrôle, la preuve que chaque remboursement correspond à une dépense professionnelle.

Frais professionnels ou avantage en nature ?

La note de frais ne concerne que les frais professionnels. Un avantage en nature se déclare sur la fiche de paie, avec sa valeur.

Ce que doit contenir la note de frais

Pour être utile, chaque ligne doit permettre de comprendre la dépense sans poser de question :

• la date et la nature de la dépense (repas, transport, hébergement, péage…) ;
• l’objet professionnel : quel client, quel chantier, quelle mission ;
• le montant, avec la TVA si elle figure sur le justificatif ;
• le justificatif correspondant, numéroté et joint (facture, ticket, billet).

Pour les trajets avec le véhicule personnel du salarié, ajoutez le trajet, la distance, la puissance fiscale du véhicule et la méthode de calcul. La note est signée par le salarié, puis validée par l’employeur avant le remboursement.

Indemnités kilométriques

Quand un salarié utilise sa voiture ou sa moto pour le travail, le remboursement se calcule le plus souvent au kilomètre. L’administration fiscale publie un barème kilométrique qui dépend de la puissance du véhicule et de la distance parcourue dans l’année. Vérifiez le barème applicable à l’année en cours et les règles de l’Urssaf avant de fixer un taux, et appliquez la même méthode à tous les salariés concernés.

Le trajet domicile-travail : pas une note de frais

Le remboursement de l’abonnement de transport public (métro, bus, tramway, train, location de vélo) est obligatoire, à hauteur de 50 % du tarif de 2e classe sur le trajet le plus court. Seuls les abonnements sont pris en charge, pas les tickets à l’unité. Le remboursement est mensuel, au plus tard à la fin du mois suivant l’achat, sur présentation du titre, et il figure sur la fiche de paie. Pour un salarié qui travaille moins qu’un mi-temps, la prise en charge est proportionnelle à ses heures. Pour 2026, si l’employeur va au-delà de 50 %, l’exonération d’impôt sur le revenu s’applique jusqu’à 75 % du coût de l’abonnement. Les frais de transport personnel peuvent être pris en charge, mais ce n’est pas obligatoire.

Remboursement et conservation

• Remboursez rapidement, par virement ou avec la paie du mois, et indiquez la date sur la note.
• Sur la fiche de paie, un remboursement de frais apparaît dans les autres versements, hors salaire brut.
• Conservez la note et ses justificatifs : comme les autres pièces justificatives comptables, 10 ans à partir de la clôture de l’exercice selon service-public.

Erreurs fréquentes

• Rembourser sans justificatif ou sur un simple total mensuel.
• Verser un « forfait frais » identique chaque mois sans lien avec des dépenses réelles ni règle écrite : les frais professionnels sont des dépenses faites pour le travail, vérifiez les règles de l’Urssaf avant de mettre en place un forfait.
• Mélanger trajet domicile-travail et déplacements professionnels dans les kilomètres remboursés.
• Oublier l’objet professionnel de la dépense, surtout pour les repas.

Modèle général, à adapter à votre situation et à votre convention collective. Il ne remplace pas un conseil personnalisé.