Un repas pris chez un client, une nuit d’hôtel sur un chantier, les kilomètres faits avec sa propre voiture : quand un salarié avance ces dépenses pour le travail, vous les lui remboursez. Ces remboursements ne sont pas du salaire et échappent aux cotisations, à condition de rester dans les règles. Voici les limites 2026 et les justificatifs à garder.
Trois façons de rembourser
- Au réel, sur justificatifs (factures, tickets, notes d’hôtel) : exonéré, quel que soit le montant, si la dépense est professionnelle.
- Par une allocation forfaitaire : exonérée dans la limite des montants fixés pour l’année, sans justifier chaque dépense, à condition de prouver la situation (déplacement, horaires).
- Par la déduction forfaitaire spécifique (DFS) : un abattement sur la base des cotisations, réservé à certaines professions et en voie de suppression.
Au-delà des limites forfaitaires, l’exonération reste possible si vous justifiez la réalité des dépenses. Sinon, l’excédent est soumis à cotisations comme du salaire.
Les repas : limites 2026
| Situation | Limite d’exonération 2026 |
|---|---|
| Repas au restaurant lors d’un déplacement professionnel | 21,40 € par repas |
| Repas hors des locaux, quand le salarié ne peut pas rentrer et n’est pas obligé d’aller au restaurant (chantier, tournée) | 10,40 € par repas |
| Restauration sur le lieu de travail en équipe, travail posté, continu, de nuit ou en horaires décalés | 7,50 € par jour |
Les repas d’affaires sont des frais d’entreprise, sur justificatifs, tant qu’ils restent exceptionnels. Les repas que vous fournissez à vos salariés sur place relèvent, eux, des avantages en nature.
Les grands déplacements en métropole
Un salarié est en grand déplacement quand il ne peut pas rentrer chez lui chaque jour : le lieu de travail est à au moins 50 km de sa résidence (aller) et les transports en commun ne permettent pas de faire ce trajet en moins de 1 h 30.
| Limite 2026 par jour | 3 premiers mois | Du 4e au 24e mois | Du 25e au 72e mois |
|---|---|---|---|
| Par repas | 21,40 € | 18,20 € | 15,00 € |
| Logement et petit-déjeuner, Paris et petite couronne (75, 92, 93, 94) | 76,60 € | 65,10 € | 53,60 € |
| Logement et petit-déjeuner, autres départements | 56,80 € | 48,80 € | 39,80 € |
Exemple : un ouvrier envoyé 10 jours sur un chantier dans le Rhône, logé à l’hôtel, peut recevoir jusqu’à 10 × 56,80 € pour le logement et 2 × 21,40 € par jour pour ses deux repas, sans cotisations.
La mobilité professionnelle
Lors d’une mutation, quand le nouveau lieu de travail est à plus de 1 h 30 de l’ancien logement :
| Frais | Limite 2026 |
|---|---|
| Hébergement provisoire et nourriture | 85,10 € par jour, 9 mois au plus |
| Installation dans le nouveau logement | 1 705,70 €, plus 142,20 € par enfant à charge (3 enfants au plus), dans la limite de 2 132,10 € |
| Déménagement | Dépenses réelles |
Les indemnités kilométriques
Quand le salarié utilise son propre véhicule pour un déplacement professionnel, vous pouvez lui verser des indemnités kilométriques, exonérées dans la limite du barème fiscal. Il doit être propriétaire du véhicule (ou un membre de son foyer fiscal) : gardez une copie de la carte grise, la puissance, et le détail des trajets.
Barème 2026 pour les voitures (d = distance en km sur l’année) :
| Puissance | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Les montants sont majorés de 20 % pour les véhicules électriques. Exemple : 4 000 km professionnels dans l’année avec une 6 CV = 4 000 × 0,665 = 2 660 € exonérés.
Le trajet domicile-travail fait en voiture par simple convenance personnelle n’ouvre plus droit à cette exonération. Pour ce trajet, voir la prise en charge des transports et le forfait mobilités durables.
Télétravail et outils personnels
Un salarié en télétravail peut recevoir une allocation forfaitaire exonérée, par exemple 2,70 € par jour de télétravail dans la limite de 59,40 € par mois en 2026, sans accord collectif. S’il utilise son ordinateur ou sa connexion personnels pour travailler, une allocation forfaitaire de 55,20 € par mois au plus est admise en 2026. Les deux ne se cumulent pas. Détails dans notre guide indemnité de télétravail.
La déduction forfaitaire spécifique (DFS)
Certaines professions (ouvriers du bâtiment, propreté, transport routier de marchandises, journalistes, VRP…) peuvent appliquer un abattement sur la base de leurs cotisations, limité à 7 600 € par an et par salarié. Les cotisations se calculent alors sur toute la rémunération, frais remboursés compris. Le salarié ou ses représentants peuvent refuser ce mode de calcul.
Un arrêté du 4 septembre 2025 organise la sortie progressive de la DFS. Huit secteurs ont leur propre calendrier : propreté, construction, transport routier de marchandises, aviation civile, journalistes, casinos et cercles de jeux, spectacle, VRP. Pour les autres professions concernées, les taux baissent de 15 % du taux initial chaque 1er janvier, du 1er janvier 2026 au 31 décembre 2031. La CSG et la CRDS ne bénéficient pas de la DFS.
Les justificatifs à garder
- Les factures et tickets pour les remboursements au réel.
- Pour les allocations forfaitaires : la preuve de la situation (ordre de mission, planning, lieu du chantier, horaires de nuit).
- Pour les indemnités kilométriques : carte grise, kilométrage, dates et motifs des trajets.
Un modèle de note de frais aide à tout regrouper chaque mois.
Les erreurs fréquentes
- Verser un forfait repas à tout le monde, y compris aux salariés qui déjeunent chez eux.
- Payer des indemnités kilométriques pour le trajet domicile-travail habituel.
- Cumuler l’allocation de télétravail et le remboursement des outils personnels.
- Utiliser les limites de 2025 sur les notes de frais de 2026.
- Ne garder aucun justificatif de la situation de déplacement.
Et avec purpay ?
Les remboursements de frais (notes de frais, indemnités kilométriques) ne sont pas encore gérés par purpay. Son moteur de règles gère en revanche les titres-restaurant et la prise en charge de l’abonnement de transport public. Pour vos justificatifs, utilisez notre modèle de note de frais.
Sources officielles
Ce guide est une information générale, à jour à la date indiquée. Il ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : vérifiez votre convention collective et les textes officiels.