Accord de traitement des données (RGPD)

Dernière mise à jour : 19 octobre 2026

Version 1, applicable à compter du 19 octobre 2026. Cet accord est une annexe des conditions générales de vente.

L'essentiel. Vous êtes responsable des données de vos salariés. purpay les traite uniquement pour faire votre paie, vos déclarations et vos documents, selon vos instructions. Elles sont stockées dans l'Union européenne, les fichiers et numéros de sécurité sociale sont chiffrés, et elles vous sont rendues puis supprimées à la fin du contrat.

1. Parties et objet

Cet accord est conclu entre vous, l'entreprise cliente, responsable du traitement, et VENDOME ONE, 8 rue de Longpont, 92200 Neuilly-sur-Seine, France, RCS Nanterre 994 779 106, qui exploite purpay, sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

Il fixe les conditions dans lesquelles purpay traite pour votre compte les données personnelles de vos salariés et des personnes liées à votre paie. Il s'applique dès que vous nous transmettez ces données, y compris pour une vérification gratuite de bulletins avant tout abonnement. Il suit la structure des exemples de clauses publiés par la CNIL.

2. Description du traitement

Données traitées

• Identité : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité.
• Numéro de sécurité sociale (NIR) : utilisé pour les bulletins et les déclarations sociales, stocké chiffré.
• Coordonnées : adresse postale, e-mail, téléphone.
• Emploi : poste, classification, catégorie, type de contrat et motif de CDD, dates d'entrée et de sortie, ancienneté, horaires et jours travaillés, clauses du contrat.
• Paie : salaire de base, heures travaillées et supplémentaires, primes, repas et titres-restaurant, frais de transport, taux de prélèvement à la source, cumuls de l'année, bulletins.
• Absences : congés payés, absences, dates des arrêts de travail pour maladie ou accident du travail et indemnités journalières. Ces informations peuvent révéler un état de santé : elles servent uniquement à la paie et aux déclarations. Nous ne traitons aucun détail médical (diagnostic, motif) et vous demandons de ne pas nous en envoyer.
• Documents et échanges : bulletins de votre ancien prestataire, contrats, plannings, attestations, e-mails et pièces jointes que vous nous transmettez ; messages échangés avec l'assistant ; journal des actions.
• Coordonnées bancaires : aucune. Nous ne collectons pas l'IBAN de vos salariés : vous payez vous-même les salaires. Un IBAN tapé dans un message est masqué avant de parvenir à l'assistant.

3. Instructions

• purpay traite les données uniquement sur vos instructions documentées : les conditions générales de vente, cet accord, et vos demandes et validations dans le service (messages, bouton « Valider »). Cela vaut aussi pour les transferts hors de l'Union européenne, limités à ceux décrits à l'article 6.
• Si la loi nous oblige à un autre traitement, nous vous en informons avant, sauf si la loi l'interdit.
• Si une instruction nous paraît contraire au RGPD ou à une autre règle de protection des données, nous vous en informons immédiatement.
• Nous n'utilisons pas les données de vos salariés pour nos propres besoins, nous ne les vendons pas et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

4. Confidentialité

Seuls les membres de l'équipe purpay qui en ont besoin pour le service accèdent aux données, avec un accès nominatif. Ils sont tenus à la confidentialité par contrat ou par une obligation légale et sont formés à la protection des données.

5. Sécurité

purpay met en œuvre les mesures suivantes (article 32 du RGPD) :

• Hébergement dans l'Union européenne : l'application, sa base de données et ses fichiers sont hébergés dans la zone Europe de notre hébergeur ; l'intelligence artificielle est appelée dans des régions de l'Union européenne (article 6).
• Chiffrement : chaque fichier est chiffré par l'application (AES-256-GCM) avant d'être stocké. Le numéro de sécurité sociale est chiffré de la même façon ; une empreinte à clé (HMAC-SHA-256) permet de repérer un doublon sans le déchiffrer. Les clés sont conservées hors de la base de données. Les échanges passent par des connexions chiffrées.
• Minimisation : un numéro de sécurité sociale ou un IBAN tapé dans un message est retiré avant que le texte ne parvienne à l'assistant ; le numéro est remplacé par une référence. Les photos et PDF de bulletins, eux, sont lus par le modèle avec les informations qu'ils contiennent : il a pour consigne de ne jamais recopier ces numéros, et un contrôle les retire de ce qu'il produit.
• Validation avant tout envoi : rien n'est envoyé, signé ou déclaré sans un appui sur le bouton « Valider » par le dirigeant ou un responsable autorisé. Une demande expire après 7 jours et ne peut pas être exécutée deux fois.
• E-mails : un e-mail venant d'une adresse inconnue est mis de côté jusqu'à votre confirmation. Les messages reçus de nos prestataires (WhatsApp, e-mail, signature, paiement) sont authentifiés par signature.
• Liens sécurisés : les liens envoyés (signature du mandat, moyen de paiement) servent à une seule démarche et expirent après 7 jours ; seule une empreinte du lien est conservée.
• Accès de l'équipe : console protégée par des identifiants nominatifs, mots de passe stockés sous forme d'empreinte (scrypt), sessions limitées à 12 heures. Chaque consultation d'un document est enregistrée.
• Journal d'audit : les modifications importantes, les actions de l'assistant, les validations et les consultations de documents sont horodatées.
• Intégrité : un bulletin ou un contrat envoyé n'est jamais modifié ; une correction crée une nouvelle version. L'historique des conversations n'est jamais réécrit.
• Fiabilité des calculs : les montants viennent du moteur de règles de purpay, fondé sur des valeurs légales datées et sourcées ; l'assistant ne calcule jamais un montant. Une seconde lecture compare ce qui va être envoyé avec ce que vous avez demandé.
• WhatsApp : nous y envoyons des résumés plutôt que des documents complets. Exceptions : un document que vous nous demandez, et le bulletin d'un salarié sans adresse e-mail, qui vous est envoyé pour que vous le lui remettiez.

purpay ne détient à ce jour aucune certification de sécurité. Nous revoyons ces mesures à chaque évolution importante du service.

6. Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez de façon générale purpay à faire appel aux prestataires ci-dessous. Chacun est lié par un contrat qui lui impose des obligations de protection des données équivalentes, et purpay reste pleinement responsable envers vous de leur respect. Chaque prestataire publie la liste de ses propres sous-traitants.

Replit, Inc. (États-Unis)

• Rôle : Hébergement de l'application, de sa base de données et des fichiers
• Données : Toutes les données du service. Les fichiers et les numéros de sécurité sociale y sont stockés chiffrés par purpay.
• Localisation et garanties : Service publié dans la zone « Europe (EU) » de Replit : calcul, base de données et stockage de fichiers y sont regroupés. Société américaine : un transfert éventuel est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne prévues par l'accord de traitement de Replit.

Amazon Web Services EMEA SARL (Luxembourg), service Amazon Bedrock

• Rôle : Modèle d'intelligence artificielle (Claude, conçu par Anthropic) qui lit les messages et documents et prépare les réponses
• Données : Messages (sans les numéros de sécurité sociale ni les IBAN tapés, retirés avant envoi), documents transmis (photos, PDF), informations utiles au dossier.
• Localisation et garanties : Profils d'inférence « EU » appelés depuis Paris : traitement dans des régions de l'Union européenne uniquement (Paris, Francfort, Irlande, Stockholm, Milan, Espagne). Les contenus ne sont pas transmis à Anthropic et ne servent pas à améliorer les modèles.

WhatsApp Ireland Limited (groupe Meta), WhatsApp Business Platform

• Rôle : Messagerie entre vous et purpay
• Données : Messages, photos et documents échangés sur WhatsApp, numéros de téléphone des personnes qui écrivent.
• Localisation et garanties : Stockage des messages au repos en Allemagne (option de stockage local). Pendant leur traitement (jusqu'à 60 minutes), les messages peuvent passer par des centres de données de Meta hors de l'UE. Transferts vers WhatsApp LLC et Meta Platforms, Inc. (États-Unis) encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis.

Mailgun Technologies, Inc. (groupe Sinch, États-Unis)

• Rôle : E-mails : réception à l'adresse de votre entreprise en @paie.purpay.fr et envoi des documents à vos salariés
• Données : E-mails reçus et envoyés, pièces jointes, adresses e-mail.
• Localisation et garanties : Région UE de Mailgun : les messages, journaux et routes restent dans cette région.

Youtrust (anciennement Yousign), France

• Rôle : Signature électronique des contrats, avenants et du mandat
• Données : Document à signer, nom, e-mail et téléphone des signataires.
• Localisation et garanties : Hébergement exclusivement en France.

Stripe Payments Europe, Limited (Irlande)

• Rôle : Paiement de l'abonnement et des options
• Données : Données de facturation de votre entreprise. Pour une option, le libellé de la facture indique le prénom et le nom du salarié concerné.
• Localisation et garanties : Union européenne. Transferts vers Stripe, Inc. (États-Unis) encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis et les clauses contractuelles types.

Pour retrouver votre entreprise, nous interrogeons aussi l'API publique de l'État recherche-entreprises.api.gouv.fr avec son nom ou son SIREN. Elle ne reçoit aucune donnée de vos salariés.

Ne sont pas des sous-traitants : les organismes de protection sociale, destinataires de vos déclarations par net-entreprises.fr ; vos salariés, qui reçoivent leurs documents ; votre expert-comptable, si vous nous demandez de lui envoyer le journal de paie.

Changement de prestataire. Nous vous informons par e-mail au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un prestataire, en précisant son rôle, son identité et sa localisation. Vous pouvez vous y opposer pendant ce délai en écrivant à confidentialite@purpay.fr. Si nous ne trouvons pas de solution, vous pouvez résilier le contrat sans frais avant le changement.

7. Droits de vos salariés

Il vous appartient d'informer vos salariés du traitement de leurs données. Si un salarié s'adresse à purpay pour exercer ses droits (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité), nous vous transmettons sa demande dans les 2 jours ouvrés et nous ne lui répondons pas sans votre accord. Nous vous aidons à y répondre dans les délais du RGPD, par exemple en vous fournissant l'export des données d'un salarié.

Aucune décision concernant un salarié n'est prise par un traitement automatisé seul : chaque paie et chaque document sont validés par vous.

8. Violation de données

purpay vous notifie toute violation de données personnelles au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail et par message au dirigeant. La notification décrit, autant que possible : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, ses conséquences probables et les mesures prises ou proposées. Les informations manquantes sont transmises dès que possible.

Il vous revient de notifier la violation à la CNIL, si elle présente un risque, dans les meilleurs délais et si possible dans les 72 heures (article 33 du RGPD), et d'en informer vos salariés si le risque est élevé (article 34). Nous vous aidons à le faire.

9. Assistance

Selon la nature du traitement et les informations dont nous disposons, nous vous aidons à respecter vos obligations de sécurité, de notification des violations, d'analyse d'impact relative à la protection des données et de consultation préalable de la CNIL (articles 32 à 36 du RGPD).

10. Registre

purpay tient un registre des catégories de traitements effectués pour le compte de ses clients (article 30 du RGPD).

11. Fin du contrat : restitution et suppression

• Pendant les 30 jours qui suivent la fin du contrat, vous pouvez demander l'export de vos données (article 14 des conditions générales de vente).
• Ensuite, nous supprimons les données de vos salariés et leurs copies de nos systèmes, au plus tard 90 jours après la fin du contrat, et vous le confirmons par écrit.
• Nous conservons uniquement, en archive à accès restreint, la preuve des déclarations déposées en votre nom et de vos validations (récapitulatifs, accusés de dépôt, mandat), pendant 5 ans, pour pouvoir justifier de l'exécution du mandat. Nos factures sont conservées 10 ans, comme l'exige le Code de commerce.
• Pour une vérification gratuite sans abonnement, les bulletins sont supprimés sur simple demande, et automatiquement 6 mois après leur envoi.

Vos propres obligations de conservation (par exemple le double des bulletins de paie pendant 5 ans) restent les vôtres : conservez l'export.

12. Information et audits

Nous mettons à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord : cette page, la description de nos mesures de sécurité et un extrait de notre registre. Vous pouvez faire réaliser un audit par vous-même ou par un auditeur tenu au secret, une fois par an au plus, sauf après une violation ou à la demande d'une autorité, en nous prévenant 30 jours à l'avance. L'audit se fait à vos frais, aux heures ouvrées, sans accès aux données de nos autres clients.

13. Vos engagements de responsable du traitement

• Nous transmettre uniquement les données nécessaires, collectées de façon licite.
• Informer vos salariés et répondre à leurs demandes d'exercice de droits.
• Donner vos instructions par écrit dans le service et vérifier ce que vous validez.
• Veiller, avant et pendant le traitement, au respect du RGPD par purpay, y compris par les audits prévus à l'article 12.

14. Contact

purpay n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Pour toute question sur cet accord : confidentialite@purpay.fr.

Références

• Règlement (UE) 2016/679, articles 28 (sous-traitant), 30, 32 à 36 : texte sur cnil.fr.
• CNIL, Sous-traitance : exemple de clauses, et Guide du sous-traitant (édition septembre 2017).